Il Sistema Informativo degli Archivi di Stato, sviluppato e coordinato dall’Istituto Centrale per gli Archivi, è lo strumento informatico utilizzato per la tutela e la valorizzazione dell’immenso e prezioso patrimonio documentario conservato negli Archivi di Stato. Si basa su un’architettura interamente distribuita e con una struttura modulare, così da permettere ad ogni Archivio di Stato, per quanto piccolo, di dotarsi di un sistema informativo completo e indipendente, completo di un software per l’immissione e la modifica dei dati e di un’interfaccia di consultazione dei dati locali tramite browser Web.
Varato alla fine del 2003, oggi 90 Archivi di Stato su 101 hanno adottato SIAS e di questi 88 sono sul Web. Il SIAS consente di gestire tutti i processi connessi alla - conservazione degli archivi - fruizione da parte degli utenti nelle sale di studio e sul Web del patrimonio documentario - programmazione di interventi di riordinamento, inventariazione e riproduzione digitale dei documenti. Nell’intento di agevolare il lavoro degli istituti sono stati prodotti e diffusi: - Manuale d’uso del programma gestionale, un vero e proprio help all’uso del software, redatto però da archivisti e non da informatici - Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, che oltre a sostenere gli utenti nell’uso del software, guidano nell’applicazione delle norme ISAD(G), ISAAR(CPF) e di quelle redazionali della Guida Generale, ponendo l’accento sul rigore della qualità informativa dei dati anche nella loro rappresentazione formale.
Il SIAS permette inoltre di:
• monitorare la consistenza dei fondi
• effettuarne la valutazione finanziaria
• registrarne la disposizione nei depositi
• registrare le nuove acquisizioni in tempo reale
SIAS offre all’utente:
– un’informazione più o meno analitica a seconda del livello di conoscenza del patrimonio al quale i singoli istituti sono effettivamente pervenuti, evitando così ogni forzatura e astrazione
– un’informazione che può giungere fino al livello delle singole unità documentarie, grazie alla presenza del modulo per gli inventari on-line
– la descrizione analitica di tipologie documentarie particolari come le pergamene e i sigilli , grazie alla presenza di schede inventariali apposite
– la possibilità in alcuni casi di visualizzare l’oggetto descritto, fornendo così all’utente web un formidabile mezzo di indagine su una documentazione di norma riservata agli specialisti.
– l’utilizzo delle schede speciali consente che la riproduzione digitale dei documenti descritti non produca delle immagini “mute”, ma collegate a una scheda descrittiva ampia, che offre all’utente la possibilità di più itinerari di ricerca per arrivare all’immagine stessa e comprenderne le potenzialità storiche
– in SIAS sono stati utilizzati i MAG solo per connettere le immagini alla scheda inventariale dell’oggetto analogico e per dare le caratteristiche tecniche dell’immagine stessa, mentre il vero metadato descrittivo è la scheda inventariale
– in attesa di un modulo inventariale specifico per i catasti, la cartografia e il materiale grafico tout court, la scheda inventariale base può essere usata per la descrizione di tale materiale, consentendo l’utilizzazione di migliaia di immagini già prodotte dagli istituti e restituendo in tal modo il loro contesto storico e di ricerca sul web.
Alcuni dati relativi a SIAS aggiornati al 2014:
- 90 Archivi di Stato;
- 30 Sezioni di Archivi di Stato;
- 250 Postazioni di lavoro;
- 1050 Pagine di Linee Guida e Manuali;
- 200 Interventi formativi;
- 138.186 Complessi documentari;
- 16.269 Strumenti di ricerca;
- 15.599 Soggetti produttori;
- 573.487 Schede inventari base;
- 80.999 Pergamene e Sigilli;
- 164.671 Immagini
Per una descrizione aggiornata del SIAS, si rinvia alla pagina presente nel sito dell'ICAR
