Il Portale del Sistema Archivistico Nazionale è un progetto della Direzione generale per gli Archivi, nel quale i diversi sistemi informativi, statali e non, trovano un punto di incontro, coordinamento e integrazione.
Aperto alla partecipazione attiva e alla collaborazione con tutti i soggetti pubblici e privati nazionali ed esteri e con organismi internazionali, il Portale è stato inaugurato il 17 dicembre 2011 ed è entrato in esercizio, affidato alla gestione dell’ICAR, in una veste che richiede sia interventi correttivi ed evolutivi, emersi anche a seguito, di un utilizzo massivo ed incrementale del Portale, sia una intensa attività redazionale sui contenuti.

Principali caratteristiche e funzioni

• costituisce un punto di accesso primario al patrimonio archivistico italiano rendendo disponibili archivi di natura eterogenea, finora consultabili separatamente;
• intende far conoscere a un pubblico non di soli specialisti quali risorse archivistiche esistano a livello nazionale, dove siano dislocate e come vi si acceda;
• consente l’interconnessione con altri portali/archivi (esistenti o nuovi) e il recupero di risorse dal web; l’harvesting da parte dei sistemi aderenti al SAN; l’importazione ed esportazione di dati relativi alle risorse archivistiche, non solo con riferimento ai sistemi dell’Amministrazione archivistica, ma anche a quelli curati da soggetti pubblici e privati (Regioni, Province, Comuni, Università, Enti ecclesiastici, Istituti culturali, Fondazioni etc.).

Tipologie di contenuti

• catalogo delle risorse archivistiche: descrizioni dei soggetti conservatori, dei soggetti produttori, dei complessi archivistici e degli strumenti di ricerca, trasmesse al SAN attraverso standard (archivistici e NIERA), tracciati di scambio (CAT SAN) e protocolli siglati con i responsabili dei sistemi aderenti;
• digital library: risorse digitali riferite a documenti di diversa natura e tipologia (immagini, audio, video), descritti e rintracciabili sulla base di un tracciato di metadati condiviso (profilo METS). Ciascun documento riprodotto è contestualizzato per la sua appartenenza a un archivio e a un progetto di digitalizzazione;
• risorse bibliografiche rilevanti per il dominio archivistico, con collegamento al Sistema Bibliotecario Nazionale;
• notizie, informazioni, testi e contenuti arricchiti elaborati dalla redazione.

Sistemi di popolamento – Servizi di interconnessione

• L’import/export di risorse archivistiche consente di caricare nel catalogo i flussi basati sullo standard SAN ricevuti dai sistemi afferenti; effettuare esportazioni, nel formato XML CAT, delle risorse archivistiche presenti in SAN;
• OAI-PMH (Open Archives Initiatives Protocol for Metadata Harvesting) harvesting risorse archivistiche consente di gestire i data provider aderenti al SAN che espongono l’interfaccia OAI-PMH; pianificare le attività di harvesting sui data provider aderenti che risultano attivi; effettuare il monitoraggio delle attività di harvesting;
• l’importazione metadati oggetti digitali consente di caricare nell’archivio digitale i metadati descrittivi, gestionali e amministrativi conformi allo standard METS SAN, associati agli oggetti digitali. 

Dati del Catalogo delle risorse archivistiche e della Digital Library (aggiornato al 31 dicembre 2018)

• Soggetti conservatori di autorità 11.600
• Complessi archivistici 118.611
• Soggetti produttori 81.517
• Strumenti di ricerca 21.124
• Progetti di digitalizzazione 614
• Oggetti digitali 1.176.737

Integrazione con altri sistemi nazionali
Il SAN, al momento limitatamente alle fonti di pertinenza della Amministrazione archivistica, è integrato in CulturaItalia.
CulturaItalia è il Portale della Cultura Italiana del Ministero per i Beni e le Attività Culturali che rende accessibili, attraverso un unico punto d’accesso, risorse e documenti, provenienti da archivi, musei, biblioteche, fondazioni, regioni, enti locali, altri enti pubblici e privati afferenti ai vari settori della cultura italiana, descrivendone le informazioni secondo standard condivisi. In linea con Europeana, la biblioteca digitale europea, CulturaItalia è il principale fornitore di contenuti italiano.

Gruppo di lavoro
A seguito della entrata in esercizio del Portale, presso l’ICAR opera un Gruppo di supporto tecnico-scientifico - integrato dal Gruppo di coordinamento SIUSA, dal Gruppo di coordinamento SIAS, dal Gruppo di lavoro per la elaborazione di record di soggetti produttori di autorità nel SAN e dal Gruppo di supporto informatico – che svolge le seguenti attività :

• redazione di contenuti
• attività di revisione e normalizzazione dei dati
• elaborazione di record di autorità
• gestione delle fonti che alimentano il Sistema
• gestione delle attività di harvesting e di import/export