Il progetto
 

1. Genesi
   Il disegno unitario del progetto SAN - oltre alla realizzazione del Portale Archivistico Nazionale (PAN) e dei portali tematici a questo integrati -, comprende la realizzazione del Sistema Archivistico Statale, noto con l’acronimo di SAS, che ha l’obiettivo di integrare e sostituire i sistemi informativi dell’Amministrazione e le rispettive funzionalità in un unico ambiente software web-based.  Lo sviluppo e la gestione del SAS sono affidati all’Istituto Centrale per gli Archivi. Strutturato modularmente, tale Sistema informativo unificato, attraverso le sue funzionalità, consente la gestione e descrizione di archivi (complessi archivistici con le loro articolazioni sino alle unità documentarie e speciali; soggetti produttori enti, persone e famiglie; conservatori di archivi; elementi di contesto) e la gestione dei procedimenti sottesi alle attività di tutela (sorveglianza e vigilanza). Il SAS – concepito come sistema aderente a PAN - si propone dunque come punto di accesso unificato  per la gestione, descrizione e consultazione del patrimonio archivistico statale e non statale, pubblico e privato, conservato all’interno e al di fuori degli Archivi di Stato.
2. Descrizione
   Le attività di analisi e progettazione hanno puntato alla integrazione in termini di funzioni e schema dati dei tre principali sistemi dell’Amministrazione archivistica SIAS (Sistema Informativo Archivi di Stato), SIUSA (Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche) Guida generale degli Archivi di Stato Italiani allo scopo di: recuperare e centralizzare, unificandone le relative banche dati, l’intero patrimonio delle descrizioni archivistiche, attualmente costituito dai principali sistemi informativi (Guida Generale degli Archivi, gli stessi SIAS e SIUSA e le diverse personalizzazioni) oggi non interoperanti; gestire l’import e l’export delle informazioni secondo i più diffusi schemi di metadati in modo da permettere una piena integrabilità ed interoperabilità del Sistema con sistemi archivistici  nazionali e internazionali e da permettere il recupero delle descrizioni archivistiche dai principali sistemi open source e proprietari in uso presso enti e istituzioni pubbliche e private; costituire il sistema unico di riferimento per gli archivi, allo scopo di uniformare la redazione e la gestione delle descrizioni archivistiche secondo vari aspetti, quali ad esempio: linee guida e norme  redazionali, gestione e incrementazione dei vocabolari, attività di help desk. Il ciclo di gestione redazionale prevede la possibilità di sottoporre i contenuti prodotti ad un ciclo di verifica/approvazione.
3. Stato del progetto
   Il progetto è stato avviato con il Piano dei fabbisogni (allegato A del contratto esecutivo DGA-RTI Telecom Italia SPA-Engineering-ElsagDatamat) rilasciato a novembre 2008 ed ulteriormente definito con documento di Analisi funzionale rilasciato dalla Società Engineering l’11 ottobre 2010. Questa fase di analisi ha coinvolto la Direzione Generale degli Archivi con audizioni di esperti, funzionari e dirigenti dell’amministrazione.L’Istituto Centrale per gli Archivi ha avuto l’incarico, a partire da ottobre 2011, di affiancare il fornitore nella produzione di una analisi di dettaglio consegnata il 21 marzo 2012 e commentata il 10 aprile 2012.

I moduli

Il SAS si compone di moduli attraverso i quali è consentita :

• la descrizione e gestione dei dati relativi alle risorse archivistiche (soggetti conservatori, soggetti produttori, elementi di contesto, complessi documentari e unità archivistiche, documentarie e speciali, strumenti di ricerca)  e bibliografiche (di pertinenza dei dati archivistici censiti);
• la gestione dei vocabolari controllati del Sistema;
• la descrizione e gestione dei dati relativi agli oggetti digitali e ai progetti di digitalizzazione; 
• la descrizione e gestione dei procedimenti legati alle attività di sorveglianza e vigilanza. 

1. Modulo Descrittivo
   In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione dei dati archivistici, in particolare : conservatori, complessi archivistici, nella loro totale rappresentazione sino all’unità archivistica; strumenti di ricerca; elementi di contesto (Ambito Territoriale, Contesto Statuale, Profilo Documentario Generale, Profilo Istituzionale Generale).
2. Modulo Oggetti digitali
   In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione degli oggetti digitali e dei progetti di digitalizzazione che ne costituiscono la “base” istituzionale. Il modulo permette l’esportazione e l’importazione degli oggetti nel formato METS/SAN già sviluppato per il Sistema Archivistico Nazionale e qui riportato per compatibilità e per adeguatezza alle necessità del sistema.
3. Modulo Bibliografia
   In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione delle risorse bibliografiche di pertinenza dei dati archivistici censiti attraverso l’utilizzo del modulo Descrittivo.
4. Modulo Gestionale
   In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla descrizione\gestione” di procedimenti e azioni di tutela e organizzazione esercitate nell’ambito delle attività di sorveglianza, vigilanza e conservazione (complessi vigilati/sorvegliati; procedure versamento\ acquisizione da parte di conservatori statali; valutazione economica dei documenti).  
5. Modulo Tool e Servizi
   In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione dei vocabolari controllati (più di 100 diversi); dei servizi di importazione ed esportazione dei dati archivistici da o verso altri sistemi esterni al SAS; della generazione della reportistica da produrre contestualmente ad alcune attività redazionali. 
6. Modulo Amministrazione di sistema
   In questo modulo rientrano tutte le funzionalità relative alla gestione di utenti e gruppi, compresa la loro profilatura; gestione del flusso di lavoro del SAS, compresa l’organizzazione della redazione di back office e le policy di inserimento, validazione e pubblicazione dei dati.
7. Aree di lavoro
   Il sistema SAS   prevede due aree distinte:
   Area di lavoro (AL): è l'area utilizzata dalla redazione del SAS. Contiene tutti i dati “offline” che la redazione elabora e\o valida prima di essere messi “online”, cioè trasferiti nell'area pubblica.
   Area Pubblica (AP): contiene i dati pubblicati dal SAS fruibile dal front-end.
   L'operazione di pubblicazione consiste in un trasferimento dei dati dal database offline a quello online. 
8. Funzionalità
   Le funzionalità presenti nel nuovo sistema unificato SAS nascono dalla integrazione in termini di funzioni e di schema dati dei  sistemi archivistici dell’amministrazione (SIAS, SIUSA, Guida Generale). Tali funzionalità pertanto opereranno su una base dati integrata e omnicomprensiva degli oggetti archivistici in possesso dei sistemi archivistici: Conservatori, Produttori, Complessi documentari, Strumenti di ricerca, Elementi di contesto (Ambito Territoriale, Contesto Statuale, Profilo Documentario Generale, Profilo Istituzionale Generale). 

Integrazione con sistemi esterni Il sistema SAS è studiato per integrarsi con i principali sistemi esterni e con il Sistema Archivistico Nazionale attraverso tracciati di scambio DATI in formato XML con un profilo applicativo SAS specifico per ogni oggetto archivistico nel primo caso e con un OAI Provider con profilo applicativo CAT-SAN nel secondo caso.
I dati provenienti dai sistemi SIAS, Guida Generale e SIUSA e dalle diverse personalizzazioni saranno caricati attraverso opportuni mapping specifici nel sistema SAS ed andranno inizialmente a costituire fonti autonome per poi far transitare i dati nel sistema di Backoffice SAS.