Il Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani descrive in maniera organica e secondo criteri uniformi tutti i fondi archivistici conservati presso l'Archivio centrale delle Stato e gli Archivi di Stato istituiti in ogni capoluogo di provincia - con le eventuali Sezioni dipendenti.
Dal 2000 la Guida generale Archivi di Stato (vecchio sito) e' consultabile anche on line, sia in formato PDF che attraverso una banca dati che consente diverse modalita' di ricerca pur mantenendo la struttura organica in cui erano strutturati i fondi archivistici.
Il rinnovato Sistema Guida Generale Archivi di Stato è frutto di un duplice intervento: revisione e integrazione dei dati e rielaborazione del sistema di accesso alle informazioni.
E’ stata infatti verificata la corrispondenza tra i fondi e i soggetti produttori, provvedendo alle eventuali correzioni e, ove necessario, all’inserimento di ulteriori Soggetti produttori.
Sono stati inseriti nel sistema i Repertori delle magistrature periferiche degli Stati, a partire dal periodo napoleonico fino agli uffici dell’Italia repubblicana. Per il periodo compreso tra la fine del sec. XVIII e il sec. XX ogni Soggetto produttore è stato incasellato nello Stato di appartenenza, chiaramente identificato, e collegato ai vari fondi conservati nei diversi Archivi di Stato, operazione che – salvo poche eccezioni – non è stato possibile effettuare per gli uffici periferici del periodo degli Antichi regimi, a causa della particolare configurazione di quei fondi archivistici.
La visualizzazione degli Stati, che si sono avvicendati nel corso dei secoli nella penisola italiana, è possibile grazie a carte storico-geografiche che rappresentano con cadenza tendenzialmente secolare la situazione politica al momento delle successive paci di Lodi (1454), di Cateau Cambresis (1559), di Westfalia (1648), di Aquisgrana (1748), del periodo napoleonico (rappresentato in quattro momenti diversi), alla pace di Vienna (1815), dell'unificazione italiana, fino alla carta della situazione attuale, che include anche le regioni a statuto speciale. Ogni Stato è collegato alla corrispondente articolazione dei fondi archivistici e dei relativi Soggetti produttori.
Il sistema offre oggi molteplici funzionalità di accesso alle informazioni: sono stati messi a punto percorsi di navigazione e interrogazione dei dati che affiancano alle tradizionali modalità di ricerca per parola - full text o per campi informativi - e alla rappresentazione ad albero gerarchico del patrimonio documentario reperibile negli Archivi di Stato, innovative forme di interazione grafica, basate su coordinate geografiche o storico-geografiche.
Nel disegno del Sistema Guida generale confluiscono significativamente una serie di standard descrittivi accomunati dall'essere espressi in linguaggio XML: EAD per la codifica delle informazioni relative al patrimonio archivistico, EAC per la descrizione strutturata di tutti i dati storico-istituzionali (Contesti storici, Soggetti produttori, profili istituzionali), RDF-OWL per la cornice storico-geografica.
Per l'architettura delle ontologie archivistiche sottesa alla struttura si rimanda al modulo raggiungibile online.
