Nel triennio 1996-1998 la Fondazione Mondadori ha effettuato il censimento degli archivi delle case editrici della Lombardia, in collaborazione con la Regione e la Soprintendenza archivistica. I positivi risultati raggiunti hanno spinto l'Ufficio Centrale a coinvolgere nel progetto anche altre Soprintendenze, a cominciare da quelle di Campania, Emilia Romagna, Lazio e Toscana. In Emilia partecipa al progetto anche l'Istituto per i Beni Culturali della Regione, mentre in Campania sono interessate all'esperimento anche istituzioni universitarie.

Nell'ambito del progetto, è stata anche costituita una Commissione nazionale per l'elaborazione di un titolario e massimario di scarto, con lo scopo di offrire alle case editrici suggerimenti per la migliore conservazione dell'archivio. Alla Commissione partecipano funzionari dell'Ufficio Centrale, delle Soprintendenze della Lombardia e del Lazio, rappresentanti della Fondazione Mondadori, di alcune case editrici, nonché dell'Associazione Italiana Editori e dell'Istituto emiliano. La Commissione si articola nelle seguenti quattro sottocommissioni: archivi correnti, archivi storici, biblioteche specializzate, informatica e digitale.