Gestione documentale
La tutela degli archivi comincia dal momento della loro formazione. E’ essenziale cioè che sin dall’inizio siano garantiti i presupposti per una strutturazione organica e funzionale della documentazione, in modo che l’archivio venga ad assumere nel tempo un assetto adeguato alla sua funzione di conservazione e reperibilità della documentazione per il buon andamento degli uffici e a garanzia dei diritti dei cittadini. Questa buona pratica sarà in futuro anche la migliore garanzia per la sua conservazione, come fonte storica.
L’attenzione agli archivi correnti, purtroppo scarsamente osservata nella pratica comune, è stata invece posta al centro a partire dagli anni ‘90 dal processo di riforma della PA, che conferisce all’archivio un ruolo di primaria importanza per gli obiettivi di trasparenza, efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa. Allo stesso tempo, l’ introduzione delle tecnologie informatiche nella gestione documentale ha reso ancora più importante una corretta classificazione dei documenti per consentirne la reperibilità e l’identificazione all’interno dei sistemi di gestione.
Si tratta di un contesto particolarmente critico, in cui emerge l’esigenza di supportate le PPAA nella predisposizione di strumenti adeguati ed in generale nelle problematiche connesse all’organizzazione dei sistemi documentali ed archivistici. Del resto, si tratta per gli uffici della P.A. di un obbligo di legge, come stabiliscono il Testo Unico per la documentazione amministrativa (dpr 445/2000), il Codice dell'amministrazione digitale (CAD) e in particolare il Codice dei Beni culturali, che all’art. 41 prevede espressamente tra i compiti affidati alle commissioni di sorveglianza (istituite presso gli uffici dello Stato), oltre alle proposte di scarto, quello di “vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti” (d. lgvo 42/2004 art. 41), e nell’art. 124 che i medesimi possano essere consultati a scopi storici, nel rispetto della normativa di accesso. Si conferma come l’archivio vada considerato un bene da tutelare e conservare nella sua completezza sin dalla sua nascita, per poterne consentire la fruizione e la valorizzazione.
Per questo il Servizio II della DGA, coinvolgendo gli uffici competenti nei settori degli uffici statali e degli enti pubblici e i referenti dei vari enti, ha promosso, oltre ad attività di formazione specifica, una serie di iniziative dedicate al settore degli archivi correnti di diversi importanti settori. In questo ambito si collocano i progetti condotti da alcuni gruppi di lavoro interistituzionali, grazie ai quali sono stati predisposti strumenti di organizzazione e di gestione documentali (quali piani di classificazione e di conservazione) per enti quali Regioni, Province, Comuni, Università, Aziende sanitarie, Istituti scolastici, Camere di Commercio, Agenzie fiscali; nel settore statale sono in corso vari progetti per alcuni dicasteri tra cui il M. del Lavoro.
Nell'ambito del Servizio I è stato istituito nel 2000, con decreto del DG n. 147 del 14 gennaio 2000, il servizio di Protocollo informatico e gestione dei documenti ed archivi della DGA. A partire da tale data si è passati da una situazione caratterizzata dalla presenza di Protocolli plurimi (vigevano Protocolli distinti per ogni Divisione) e da una sostanziale disomogeneità nella gestione documentale ad un sistema coordinato ed unitario di protocollo unico per tutta l’AOO, come prescritto dalla normativa, cambiamento che ha richiesto un notevole sforzo organizzativo.
Il servizio, che si avvale degli applicativi adottati dal Mibac: il Software GP241 poi sostituito nel 2006 da ESPI, è strutturato secondo un modello coordinato con una struttura esemplata sulle Unità organizzative interne della DGA, che è stato di volta in volta adattata ai mutamenti istituzionali intervenuti nel periodo.
