L’art. 126 del d.lgs. 42/2004 "Codice dei beni culturali e del paesaggio" prevede che

“La consultazione per scopi storici dei documenti contenenti dati personali” sia “assoggettata anche alle disposizioni del Codice di deontologia e di buona condotta previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali".

A seguito dell’entrata in vigore del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (GDPR), tale codice è stato modificato − ma in modo non sostanziale − e ribattezzato Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica; è pubblicato come allegato A.2 al d. lgs. 196/2003, "Codice in materia di protezione dei dati personali" (modificato dal d.lgs 101/2018).

Le Regole deontologiche sono fondate sul principio che i dati personali debbono essere utilizzati nel rispetto della dignità delle persone interessate. Da questo principio, discendono una serie di norme di comportamento da un lato per gli archivisti, da un altro per gli utenti degli archivi. Queste norme devono essere osservate non solo in riferimento ai documenti dell’ultimo settantennio, ma anche a quelli di data anteriore, nel caso in cui contengano dati personali la cui divulgazione può ledere la dignità di persone viventi.

Tutti coloro che fanno ricerca d’archivio debbono ricordare che:
“L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.” (art. 11, c. 4).

Molto spesso, soprattutto nelle ricerche di storia sociale, non c’è bisogno di pubblicare il vero nome delle persone che appaiono nei documenti: si può, ad esempio, scrivere di storia della prostituzione, senza bisogno di indicare il vero nome delle prostitute, o si può scrivere di storia delle pratiche psichiatriche senza bisogno di indicare i nomi dei malati di mente. Il valore della ricerca non ne risulta in alcun modo diminuito e si evita di correre il rischio di divulgare dati che possono ferire persone viventi.

Diversa è la situazione quando si scrive di personaggi noti; in questi casi è consentito pubblicare dati personali anche di natura sensibile, purché ci si astenga da intrusioni nella vita privata non necessarie; spiegano infatti le Regole deontologiche:
“La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica.” (art. 11, c. 3)

Infine, archivisti e utenti debbono ricordare che

“Il rispetto delle disposizioni contenute nelle regole deontologiche (…) costituisce condizione essenziale per la liceità e la correttezza del trattamento dei dati personali.” (D. lgs 196/2003, Art. 2-quater, c. 4) .