Esistono diverse tipologie di strumenti che aiutano chi fa una ricerca d’archivio a trovare i documenti:

• i singoli fondi archivistici vengono in genere descritti da inventari (se però un fondo ancora non è stato inventariato, ci si dovrà accontentare di un elenco, steso al momento del versamento dei documenti all’Archivio di Stato);
• l’insieme dei fondi conservati nei singoli Archivi di Stato è descritto da una guida che si può trovare nella sala di studio dell’Istituto, nonché on line sul suo sito;
• esistono, inoltre, strumenti che descrivono l’insieme dei fondi conservati in tutti gli Archivi di Stato italiani: la Guida generale degli Archivi di Stato (pubblicata in 4 volumi tra il 1981 e il 1994, di cui è stata successivamente creata un’edizione digitale, in forma di banca dati on line) e il Sistema informativo degli Archivi di Stato, SIAS;
• se invece vogliamo trovare un fondo archivistico che non è conservato in un Archivio di Stato, ci può aiutare a individuarlo il Sistema informativo delle Sovrintendenze archivistiche (SIUSA) in cui sono descritti decine di migliaia di fondi archivistici conservati presso enti pubblici e privati;
• il Sistema archivistico nazionale (SAN) permette di effettuare una ricerca contemporaneamente nella Guida generale degli Archivi di Stato, nel Sistema informativo degli Archivi di Stato, in quello delle Sovrintendenze archivistiche, nonché in quelli di diverse Regioni;
• esistono, inoltre, censimenti e guide che descrivono tutti gli archivi di una determinata tipologia, come ad esempio la Guida agli archivi storici delle Camere di commercio italiane, la Guida degli archivi capitolari d'Italia e la Guida agli archivi dell’Unione donne italiane;
• infine, preziose per i ricercatori sono anche le guide, conservate negli Archivi di Stato, che descrivono quali fondi archivistici (e in qualche caso, quali specifici fascicoli) contengono documenti su di un determinato argomento, quali ad esempio la Guida alle fonti per la storia del brigantaggio postunitario conservate negli Archivi di Stato, la Guida alle fonti per la storia dei movimenti in Italia (1966-1978), e il volume Fonti per la storia della malaria in Italia.

Questi censimenti e guide sono stati pubblicati dalla Direzione generale per gli archivi e buona parte di essi sono on line, scaricabili gratuitamente. Molti altri censimenti e guide sono stati pubblicati da altri soggetti pubblici e privati.

Gli strumenti che possono facilitarci la ricerca sono dunque molti: come fare a scoprire se ce ne è uno che fa al nostro caso? La Direzione generale per gli archivi ha pubblicato un Catalogo delle guide e degli inventari editi (aggiornato al 1998) che è on line, scaricabile gratuitamente.

Inoltre, spesso gli archivisti che prestano servizio al pubblico nelle sale di studio degli Archivi di Stato sono in grado di offrire consigli utili anche a questo riguardo.