Tutti noi conserviamo alcuni documenti che pensiamo ci possano essere utili, come ad esempio i diplomi scolastici, le ricevute di spese importanti, il contratto di acquisto o di affitto della casa, o i risultati di analisi cliniche; per motivi affettivi, invece, molti conservano fotografie, lettere di persone care e magari un diario o forse i quaderni di quando erano bambini. Tutti questi documenti, nel loro insieme, costituiscono il nostro archivio personale. Gli archivi personali a volte comprendono documenti relativi all’attività professionale dell’interessato, così, ad esempio, l’archivio di una scrittrice comprenderà anche i manoscritti dei suoi libri e la corrispondenza con gli editori, quello di un architetto comprenderà i suoi progetti, mentre quello di una parlamentare comprenderà materiali relativi alla sua attività politica.

Quasi tutte le attività economiche comportano la creazione di un archivio. Prendiamo, ad esempio, una ditta che produce capi d’abbigliamento: anche se si tratta di una piccola impresa, dovrà senz’altro conservare l’atto costitutivo della società, i documenti contabili, i disegni dei vari modelli in produzione, la corrispondenza con fornitori e clienti, i fascicoli relativi al personale (contratto d’assunzione, ricevute dei pagamenti dei contributi previdenziali all’INPS, ecc.) e così via. Tutta questa documentazione, nel suo insieme, costituisce l’archivio della ditta; si tratta di un archivio che quotidianamente cresce, fino a quando la ditta continua ad operare.

Inutile dire, anche la Pubblica amministrazione nel corso della sua attività produce archivi. Ad esempio un Commissariato di polizia avrà un ufficio che riceverà le denunce, che saranno ordinate in appositi fascicoli, dove confluiranno gli atti d’indagine; un altro ufficio si occuperà del rilascio dei passaporti e avrà un fascicolo per ogni richiesta; l’ufficio stranieri seguirà invece le pratiche relative alle richieste di permesso di soggiorno, mentre l’ufficio del personale avrà un fascicolo per ogni agente di polizia e funzionario in servizio al Commissariato e l’economato gestirà le pratiche relative all’acquisto della cancelleria e di altri materiali d’ufficio. Ognuno di questi uffici, per operare, ha bisogno di acquisire e produrre documenti; nel corso della propria attività, tutti creeranno fascicoli che confluiranno nell’archivio del Commissariato. Si tratterà di un archivio molto più complesso del piccolo archivio personale sopra ricordato e sarà articolato internamente in serie, corrispondenti ai diversi tipi di attività che vengono effettuate dagli uffici del Commissariato.